تصحيح الفواتير بالإشعارات

الفاتورة الصادرة موقّعة، ولها رقم في تسلسل لا يتكرر، ووصلت إلى الهيئة أو في طريقها إليها. لذلك يمنع النظام تعديلها وحذفها، والتصحيح يكون بمستند جديد يشير إليها ويذكر سبب التصحيح. وتبقى الفاتورة الأصلية كما هي.

والإشعار يصدر على فاتورة اعتمدتها الهيئة أو أُبلغت بها. وأزرار الإشعار في صفحة الفاتورة تظهر بعد ذلك، ولا يصدر إشعار على مستند مرفوض.

الإشعار الدائن ينقص ما على العميل. وأسبابه في النظام:

• إلغاء التوريد أو إنهاؤه كليًا أو جزئيًا
• إرجاع السلع أو الخدمات
• تخفيض المقابل المتفق عليه (خصم أو حسم لاحق)
• تغيير جوهري في التوريد يُنقص الضريبة المستحقة
• تصحيح بيانات المورد أو المشتري (عكس كامل للفاتورة)

1. افتح الفاتورة من «الفواتير والإشعارات»، واضغط «إشعار دائن».
2. اختر البنود التي يشملها الإشعار.
3. اضغط «إنشاء مسودة الإشعار». تفتح مسودة تراجع فيها الكميات والمبالغ.
4. اختر «سبب الإشعار» من القائمة، واكتب تفاصيله (3 أحرف على الأقل). ويُكتب في المستند النص الرسمي للسبب ثم تفاصيلك.
5. اضغط «إصدار».

ولا تتجاوز مبالغ الإشعارات الدائنة ما بقي من الفاتورة الأصلية. وسبب «تصحيح بيانات المورد أو المشتري (عكس كامل للفاتورة)» عكس كامل: يشمل الإشعار كل ما بقي من الفاتورة، ثم تصدر فاتورة بديلة بالبيانات الصحيحة. وهو لخطأ في بيانات المورد أو المشتري كان قائمًا وقت إصدار الفاتورة فقط.

الإشعار المدين يزيد ما على العميل. وأسبابه في النظام:

• زيادة المقابل المتفق عليه
• تغيير جوهري في التوريد يزيد الضريبة المستحقة

وخطواته خطوات الإشعار الدائن نفسها، من زر «إشعار مدين» في صفحة الفاتورة. أما الكمية الإضافية التي وردتها فعلًا فلها فاتورة جديدة، لا إشعار مدين. ولا يصدر إشعار مدين على فاتورة دفعة مقدمة: للدفعة الإضافية أصدر فاتورة دفعة مقدمة جديدة.

لا يوجد في النظام زر يلغي الفاتورة أو يحذفها. الإلغاء إشعار دائن بكل ما في الفاتورة:

1. اضغط «إشعار دائن» في صفحة الفاتورة، وحدد كل البنود.
2. في المسودة، تأكد أن الكميات والمبالغ تساوي ما في الفاتورة، واختر السبب «إلغاء التوريد أو إنهاؤه كليًا أو جزئيًا».
3. اضغط «إصدار».

وإن سبق على الفاتورة إشعار دائن، فعدّل الكميات في المسودة لتساوي ما بقي منها.

لتصحيح فاتورة أصدرتها قبل استخدام النظام:

1. في «الفواتير والإشعارات» اضغط «إشعار على فاتورة سابقة للمنصة».
2. اختر «نوع الإشعار»، و«العميل»، و«الفرع المُصدِر».
3. أدخل بيانات «الفاتورة الأصلية» كما هي مطبوعة عليها: رقمها، ونوعها، وتاريخ إصدارها ووقته بتوقيت الرياض.
4. أضف بنود الإشعار، وأقرّ بصحة بيانات الفاتورة الأصلية.
5. اضغط «إنشاء مسودة الإشعار»، وراجعها، ثم أصدرها.

ولا تستعمل هذا الطريق لفاتورة صدرت من النظام نفسه: افتحها واضغط زر الإشعار فيها.

المستند الذي ترفضه الهيئة لا يُعدَّل ولا يُعاد إرساله، وتصحيحه مستند جديد له رقمه وعداده وبصمته. والفاتورة الضريبية المرفوضة لم تعتمدها الهيئة، فلا تُسلَّم للمشتري. أما المبسطة المرفوضة فقد سُلّمت، فأرسل للمشتري المستند الجديد بعد إصداره. ويبقى المستند المرفوض في السجل كما هو، والمستند الجديد مرتبط به، له رقم جديد ووقت إصدار جديد، لنفس العميل وبنفس البنود والمبالغ وتاريخ التوريد.

1. افتح المستند المرفوض، واقرأ أخطاء الهيئة لتعرف سبب الرفض.
2. اضغط «إعادة الإصدار بمستند جديد»، ثم «إنشاء مسودة إعادة الإصدار».
3. صحّح ما سبّب الرفض: بيانات العميل من صفحة العميل، أو البنود في المسودة.
4. اضغط «إصدار». وإذا غيّرت البنود أو المبالغ أو بيانات العميل، يطلب منك النظام تأكيد كل تغيير قبل الإصدار.

وإعادة الإصدار لنفس العميل ومن الفرع نفسه. فإن كان البيع لعميل آخر أو من فرع آخر، فهذه فاتورة جديدة لا إعادة إصدار. وفي المبسطة سُلّم المستند المرفوض للمشتري، فأرسل إليه المستند الجديد بعد إصداره.