ربط منشأتك مع الهيئة

• أن تكون مالك المنشأة في النظام. وبقية المستخدمين يرون في صفحة الربط حالة الوحدات وتواريخ انتهاء شهاداتها فقط.
• أن يكون بريدك الإلكتروني مؤكدًا.
• ألا تكون المنشأة في وضع القراءة فقط.
• أن تكون بيانات المنشأة مكتملة: الاسم النظامي بالعربية، والرقم الضريبي، ورقم السجل التجاري، والنشاط، والعنوان الوطني. وتعرض صفحة الربط بطاقة «أكمل بيانات المنشأة قبل إدخال الرمز» بما ينقص، أو «بيانات المنشأة جاهزة للربط» حين تكتمل.
• أن يكون العنوان الوطني للفرع مكتملًا، سواء كان عنوانه الخاص أو عنوان المنشأة.
• أن تستطيع الدخول إلى حساب منشأتك في بوابة «فاتورة» لدى الهيئة.

وطريقة إدخال البيانات في دليل البدء: الحساب وبيانات المنشأة.

وحدة الربط (EGS) هي ما يربط فرعك بمنصة «فاتورة». لكل فرع وحدته، وكل وحدة تُحتسب ضمن حد وحدات الربط في خطتك. ولا تصدر الفواتير من فرع قبل أن تصبح وحدته نشطة.

1. افتح «الإعدادات» ثم «الربط مع الهيئة». تظهر فروعك، وتحت كل فرع وحداته.
2. اضغط «إنشاء وحدة ربط» بجانب الفرع، ثم «إنشاء الوحدة».
3. تظهر بطاقة الوحدة بحالة «بانتظار رمز التفعيل»، وفيها خطوات الربط الأربع.

وزر «وحدة ربط إضافية» لجهاز أو حل آخر في الفرع نفسه، أو بديلًا عن وحدة ملغاة أو منتهية. ولإكمال وحدة قائمة تابع من خطوتها الحالية، ولا تنشئ وحدة جديدة.

استخرج الرمز من بوابة «فاتورة»

1. ادخل إلى بوابة «فاتورة» بحساب منشأتك لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
2. اختر «تهيئة وحدة/جهاز حل جديد» (Onboard New Solution Unit/Device).
3. حدد عدد الرموز (رمز واحد يكفي لوحدة واحدة)، ثم اضغط «توليد رمز OTP» (Generate OTP).
4. انسخ الرمز المكوّن من 6 أرقام.

أدخل الرمز في النظام

1. في بطاقة الوحدة، اكتب الرمز في خانة «رمز التحقق (OTP)».
2. إذا كان هذا أول ربط للمنشأة أو للفرع، فاقرأ ما سيُقفل، ثم حدد مربع «هذه البيانات ستُقفل بعد الربط مع الهيئة. تأكد من مطابقتها لتسجيلك.»
3. اضغط «ربط الوحدة»، وأبقِ الصفحة مفتوحة حتى تظهر النتيجة. قد يستغرق ذلك دقيقة أو أكثر.

الرمز صالح لمدة محدودة من وقت توليده، ويُستخدم مرة واحدة، والنظام يذكر مدته تحت خانة الرمز. فأكمل بيانات المنشأة والفرع أولًا، ثم استخرج الرمز وأدخله مباشرة.

• رمز OTP: يبقى في الصفحة حتى ترسله، ثم يُمسح من الخانة مهما كانت النتيجة. ولا نحفظه، ولا يظهر في عنوان الصفحة.
• المفتاح الخاص لوحدة الربط: يُولَّد عند الربط ويُحفظ مشفرًا قبل أي اتصال بالهيئة، ولا تعرضه أي شاشة، ولا يُرسل إليك ولا إلى غيرك. وإن فشلت محاولة ربط فالمفتاح باقٍ، ويكفيك رمز جديد.

بعد أن تقبل الهيئة الرمز وتصدر شهادة الامتثال، يرسل النظام إليها عينة من كل نوع مستند تدعمه الوحدة. ويجب أن تقبل الهيئة العينات كلها دون تحذيرات:

• فاتورة ضريبية
• إشعار دائن لفاتورة ضريبية
• إشعار مدين لفاتورة ضريبية
• فاتورة ضريبية مبسطة
• إشعار دائن لفاتورة مبسطة
• إشعار مدين لفاتورة مبسطة

ثم يطلب النظام شهادة الإنتاج، فتصبح الوحدة «نشطة» ويظهر «اكتمل الربط مع الهيئة». ومن هنا تُرسل فواتير الفرع إلى الهيئة تلقائيًا.

وإذا لم تُقبل عينة، تظهر رسائل الهيئة بجانبها. صحّح البيانات التي تذكرها، ثم اضغط «تشغيل فحوص الامتثال وطلب شهادة الإنتاج». ولا تحتاج هذه الخطوة رمز OTP جديدًا.

لشهادة الإنتاج تاريخ انتهاء يظهر في بطاقة الوحدة تحت «انتهاء الشهادة». وحين يقترب، تعرض البطاقة تنبيه «الشهادة تنتهي خلال …». جدّدها قبل انتهائها حتى لا يتوقف الإصدار من الوحدة.

1. اضغط «تجديد الشهادة» في بطاقة الوحدة، واقرأ ما سيحدث.
2. استخرج رمزًا من بوابة «فاتورة»، واختر هذه المرة «تجديد ختم التشفير الحالي» (Renew Existing Cryptographic Stamp Identifier).
3. أدخل الرمز واضغط «بدء التجديد».
4. إن كانت على الوحدة مستندات لم تصل إلى الهيئة بعد، تظهر مرحلة «إرسال المستندات المعلقة» ويتوقف الإصدار من الوحدة مؤقتًا. بعد إرسالها اضغط «متابعة التجديد»، وأدخل رمزًا جديدًا ثم «إرسال طلب التجديد».
5. بعد قبول الهيئة تُشغَّل فحوص الامتثال بالشهادة المجددة، ثم تُفعَّل الشهادة الجديدة على الوحدة نفسها، ويستمر تسلسل فواتيرها.

وتستطيع قبل إرسال الطلب أن تضغط «إلغاء التجديد»، فتعود الوحدة نشطة بشهادتها الحالية. أما الشهادة المنتهية فلا تُجدَّد: أنشئ للفرع وحدة ربط جديدة وأكمل ربطها برمز جديد.

تظهر الرسالة في صفحة الربط بعنوان قصير، وتحته التفاصيل وأي رمز من الهيئة. ابحث عن العنوان في هذا الجدول:

وإذا ظهر تنبيه «مستندات معلقة على وحدات ملغاة أو منتهية»، فهذه مستندات صدرت ولم تصل إلى الهيئة، ولا تُرسل بشهادة وحدة أخرى. راسل الدعم الفني لمعالجتها قبل موعد إبلاغها.